Archivordnung

Interessengemeinschaft Grenzernachlässe und Archiv
Archivordnung

Inhalt :

1.      Geltungsbereich

2.      Aufgaben des Archivs

3.      Begriffsbestimmungen

4.      Übernahme von Grenzernachlässen, grenzspezifischer Unterlagen und Materialien

5.      Benutzung

6.      Haftung

7.      Reproduktionen

8.      Belegexemplare

9.      Schlussbestimmungen

1. Geltungsbereich

Diese Ordnung gilt für die Archivierung und Benutzung von Unterlagen im Archiv der IGRA in 15806 Zossen, Zehrensdorfer Straße 19, Bücherstadt Wünsdorf.

2. Aufgaben des Archivs

1.      Das Archiv dient der Sammlung, Erfassung und Begutachtung von Grenzernachlässen grenzspezifischer Unterlagen und Materialien, sowie zur Archivierung des für die Geschichte der Grenzsicherungsorgane der SBZ und der DDR bedeutsamen Archivgutes

2.      Das Archiv ermöglicht und fördert die Erforschung der Geschichte derGrenzsicherungsorgane der SBZ und der DDR.

3. Begriffsbestimmungen

1.      Archivgut sind alle archivwürdigen grenzspezifischen Unterlagen aus dem Besitz natürlicher oder juristischer Personen des Privatrechts, einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung. Unterlagen sind vor allem Akten, Urkunden, Bücher, Broschüren, andere Einzelschriftstücke, Karten, Bild-, Film- und Tonmaterial sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. Archivwürdig sind Unterlagen, die für die authentische Darstellung der Geschichte der Grenzsicherungsorgane der SBZ und der DDR, die Aufklärung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart bleibenden Wert haben.

4. Übernahme von Grenzernachlässen, grenzspezifischer Unterlagen und Materialien

1.      Das Archiv übernimmt die Grenzernachlässe, grenzspezifische Unterlagen und Materialien kostenlos protokollarisch von den Eigentümern in den Bestand des Archivs.

2.      Über die Archivwürdigkeit übergebener Unterlagen und Materialien sowie den Umgang mit ausgesonderten Unterlagen und Materialien entscheidet der Vorsitzende der IGRA auf Vorschlag des Leiters des Archivs

3.      Das Archiv sichert die Wahrung der Urheberrechte für übergebene Unterlagen.

5. Benutzung

1.      Die Benutzung des Archivgutes erfolgt grundsätzlich auf Antrag und bedarf der Zustimmung durch den Vorstand der IGRA

2.      Die Arbeit mit dem Archivgut ist möglich durch

a ) die Einsichtnahme in das Archivgut im Raum des Archivs bei strikter Befolgung der Nutzungsordnung,

b ) die Ausleihe in begründeten Ausnahmefällen, wenn das Archivgut zu amtlichen oder zu Ausstellungszwecken benutzt wird. Die Ausleihe kann von Auflagen abhängig gemacht werden. Gerichtsakten werden nicht ausgeliehen.

3.      Das Archivgut darf im Interesse einer authentischen Betrachtung der Geschichte der Grenzsicherungsorgane der SBZ und der DDR und einer zielgerichteten Auseinandersetzung mit verfälschten Aussagen über die Grenzsicherungsorgane ohne Einhaltung von gesetzlichen Schutzfristen benutzt werden. Die Benutzung von personengebundenen Archivgut und dessen Veröffentlichung bedarf der Zustimmung der Betroffenen oder des Vorstandes der IGRA.

4.      Die beabsichtigte Nutzung von Archivgut ist schriftlich oder fernmündlich mindestens sieben Tage ( eine Woche ) vor der  beabsichtigten Nutzung oder Ausleihe unter Angabe des Benutzungsvorhabens , des Benutzungszwecks, die Art der Auswertung und der Angaben zur Person des Antragstellers zu beantragen. Über die Genehmigung des Antrages entscheidet der Vorsitzende der IGRA.

5.      Die Ausleihe von Archivgut ist grundsätzlich auf einen Zeitraum von vier Wochen begrenzt. Eine längere Ausleihe bedarf der Zustimmung des Vorsitzenden der IGRA. Das zur Ausleihe freigegebende Archivgut ist durch den Antragsteller persönlich im Archiv gegen Unterschrift zu übernehmen und nach Nutzung vollständig und unversehrt zurück zu geben. Die Ausleihe und Nutzung von Archivgut sind in Verantworlichkeit des Leiters des Archivs oder eines Beauftragten mit Namen und Anschrift des Nutzers, Bezeichnung Archivgutes sowie der Dauer der Auleihe nachzuweisen.

6.      Archivgut, Find - und Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustandes, die Entfernung von Bestandteilen, die Anbringung oder Tilgung von Vermerken und sonstige Änderungen am Archivgut sind strengstens untersagt.

7.      Die Benutzung technischer Geräte bedarf einer besonderen Genehmigung. Die Nutzung von technischen Mitteln aus dem Bestand des Archivs ist nicht möglich.

6 . Haftung

Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Beschädigungen von Archivgut oder Einrichtungsgegenständen des Archivs. Der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivgutes die Rechte und schutzwürdigen Interessen der IGRA, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter und deren schutzwürdige Interessen zu wahren. Von Ansprüchen Dritter stellt er die IGRA frei.

7 . Reproduktionen

Die Anfertigung von Reproduktionen, ihre Veröffentlichung, Weitergabe und Vervielfältigung ist nur mit Zustimmung des Vorsitzenden der IGRA zulässig. Auf die Herkunft ist hinzuweisen und die Archivsignatur anzugeben.

8 . Belegexemplare

Von jeder Veröffentlichung, die unter Verwendung von Archivgut des Archivs der IGRA angefertigt wird, ist der IGRA unaufgefordert und kostenlos ein Belegexemplar zu übergeben. Das gilt auch für veröffentliche Reproduktionen.

9 . Schlussbestimmungen

1.      Diese Archivordnung tritt mit Beschluss durch den Vorstand der IGRA in Kraft. Gleichzeitig wird damit der Standort des Archivs bestätigt.

2.      Änderungen der Archivordnung bedürfen eines Beschlusses des Vorstandes der IGRA.

3.      Nutzer von Archivgut des Archivs der IGRA sind auf die für sie betreffenden Passagen dieser Ordnung hinzuweisen.

Vorsitzender der IGRA

gez . : Oberst a . D . Frithjof Banisch

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